Een virtuele receptie, ook wel digitale receptie genoemd, is onmisbaar voor elk bedrijf wat met zijn tijd meegaat. Met een virtuele receptie worden klanten vriendelijk en professioneel begroet, zonder dat daar personeel voor vereist is. Ook kan het gebruik worden als ondersteuning voor receptionisten. Wat is er allemaal mogelijk op het gebied van digitale recepties en wat zijn de grootste voordelen? Wij zetten het voor je op een rij.
Vaak wordt er een iPad of tablet geplaatst op een standaard of zuil. Vervolgens kunnen bezoekers zich hierop aanmelden, terwijl ze ontvangen wordt door een robotstem, die vanaf de tablet komt. Degene met wie er een afspraak stond gepland wordt vervolgens op de hoogte gebracht door middel van een sms of e-mail.
Robot receptionist
Zie de virtuele receptie als een digitale hulp die kan communiceren met bezoekers of klanten. Mensen kunnen ook vragen stellen, bijvoorbeeld wat het wifi netwerk is. Ook kan de digitale hulp vragen wat de bezoeker wil drinken. Een virtuele receptie hoeft zeker niet enkel aangeschaft te worden wanneer er geen bemande receptie is: die twee kunnen juist ook oged met elkaar gecombineerd worden. De rol van een bezoekersregistratie receptie kan zowel door de iPad als door een receptionist worden vervuld.
Lage kosten
Eén van de grootste voordelen is dat het een enorm kostenbesparend middel is. Waar je normaal personeel voor nodig hebt, kan nu ook door een iPad worden vervuld. Een bezoeker zal niet door een persoon ontvangen worden, maar zal wel dezelfde informatie kijken en kan vervolgens rustig plaatsnemen op de stoelen of fauteuils die voor het wachten bestemd zijn.
Extra reclame voor het bedrijf
Daarnaast bied je de bezoekers ook de mogelijkheid om extra informatie te verwerven over je bedrijf doordat het op de tablet ook kan swipen door brochures of informatiepagina’s. Als kers op de taart is een virtuele receptie ook nog eens razend bevordelijk voor de veiligheid van het bedrijf, omdat elke bezoeker geregistreerd wordt.
De soft en hardware van een virtuele receptie is zelfs voor elk leek op het gebied van computertechniek makkelijk aan te passen. Super gebruiksvriendelijk dus, voor klant én bedrijf!